Træt af bunker af bilag?
Flere virksomheder står selv for bogføringen – og er pænt sagt, godt og grundigt trætte af de store bunker af bilag. Bogføringen er jo ikke der, man skaber den største værdi for virksomheden.
Så hvorfor ikke optimere bogføringen ved at digitalisere den?
”Digital bogføring” – det lyder godt ik? Slut med uoverskuelige stakke af bilag, og få nu muligheden for at kunne have hele bogholderiet i lommen, og altid have adgang til det.
Digitalisering af bogholderi
Ved at omlægge bogholderiet til digitalt kan man spare en hel del tid.
Og som mange virksomhedsejere er bekendt med, så er tid penge.
Det vil sige, at man ved at digitalisere virksomhedens bogholderi, kan spare penge, som man i stedet kan investere i virksomhedens vækst.
Fysiske til digitale bilag
Bruger din virksomhed stadig fysiske bilag? Så er det på tide med forandring!
For at komme ind i det 21-århundrede, så er første skridt til et effektivt bogholderi at skrotte papirarbejdet, for i stedet at få et digitalt bogholderi.
Det kan både besværligt, tidskrævende og dyrt at flytte virksomhedens papir rundt mellem virksomhedens administrative organisation, men også mellem virksomhed og bogholder, revisor og ledelse.
Fysiske bilag kan ofte være uoverskuelige – især hvis man ikke har system i det. Ringbindene kan desværre kun indeholde et begrænset antal bilag, før de er fyldt helt op. Og før man ved af det, så har man fyldt kontoret op med mapper.
Men det er slet ikke nødvendigt – for hvis man vælger at omlægge til digital bogføring, kan man slippe for alt dette.
Digitale regnskabsprogrammer
Digital bilagsbehandling kan forbedre virksomhedens arbejdsgang, idet det let kan implementeres – og i dag følger denne funktion med som standart hos de fleste regnskabssystemer.
Men frygt ikke, denne funktion er ikke raketvidenskab – du skal blot kunne sende en mail.
Regnskabssystemerne er opsat med en fast og sikker e-mailadresse, hvor du kan indsende bilag. Det fungerer både for fakturaer send på mail fra leverandører, og fysiske bilag såsom kvitteringer for udlæg.
Fakturaer sendt på mail kan videresendes til regnskabssystemets e-mail – fysiske bilag, såsom kvitteringer og fakturaer kan du ganske enkelt tage et billede eller indscanne det pågældende bilag, og sende det til samme e-mail. Denne funktion er også kaldet en scanningsløsning.
Det går stærkt med teknologien, og denne førnævnte scanningsløsning er allerede ved at blive udfaset, og erstattet med eFakturering.
For flere og flere butikker og leverandører er på vej til, eller allerede gået over til, at sende fakturaer og kvitteringer over e-mail.
Ved eFakturering kører hele bogføringen digitalt, og man behøver derfor ikke at udskrive nogen bilag.
Når eFakturering bliver indført hos samtlige leverandører, kan man optimere bogføringen med den fulde digitalisering af dataflow mellem sælger og køber.
Med dette dataflow vil det være muligt, at lade regnskabssystemet automatisere bogføringen og betalinger, så denne del af bogføringen kører helt af sig selv – og så flytter fremtiden for alvor ind, når bogholderifunktionen effektiviseres maksimalt.
Regnskabssystemer ved digital bogføring
Regnskabssystemer ved digital bogføring
Når man skifter til digitalt bogholderi, kan man med fordel investere i et regnskabssystem. Med et regnskabssystem får du et overblik over bogholderiet.
Integration
Når du bogfører digitalt ved brug af regnskabssystemer, kan du oftest integrere virksomhedens andre administrative systemer.
F.eks. kan du integrere virksomhedens digitale bogholderi med andre administrative systemer, såsom systemer til lønstyring, ledelsesrapportering, budget og budgetopfølgning.
Det eneste krav for at systemerne kan integreres, er at de er cloudbaserede. Cloudbaseret systemer er de eneste systemer der kan ”tale” sammen. Når systemerne ”taler” sammen, kan du lave et digitalt ”arkiv”, som gør virksomhedens dokumenter mere overskueligt for både dig, bogholderen og revisoren.
Anvender din virksomhed et regnskabssystem der ikke er cloudbaseret, skal du vælge et nyt, hvis du ønsker at det skal kunne integreres med virksomhedens andre administrative systemer.
Elektronisk bogføring
Når et bogholderi er digitalt, er det ikke ensbetydende med at man slipper helt for bilagene. Forskellen på det digitale bogholderi og det fysiske bogholderi, er at du ved det digitale bogholderi skal scanne de fysiske bilag ind og registrere dem i regnskabssystemet, før de kan bogføres.
De fleste regnskabsprogrammer er lavet sådan, at de bilag man indscanner, ryger direkte ind i et ”online arkiv”. Og heldigvis er lovgivningen blevet tilpasset, så SKAT i dag tillader, at bilagene må opbevares elektronisk.
Det betyder at de digitale bilag helt kan erstatte den gamle papirfaktura, og de mange bunker af fysiske bilag kan destrueres efter indscanning.
Men selvom bogføringen foregår digitalt, skal der stadig tages stilling til hvor hvert bilag skal bogføres.
Online adgang til bogholderi
Som ordsproget lyder, så har kært barn mange navne. Et andet ord for digital, er online – og når du har et online bogholderi, behøver du ikke at gå ind på virksomhedens kontor for at få adgang til det. Du kan bogstaveligt talt have hele bogholderiet med i lommen.
Med online adgang til bogholderiet kan du altid gå ind og se virksomhedens økonomiske status, bilag, betalte og ubetalte fakturaer, og meget mere. Du kan altså kontrollere bogføringen 24/7, hvis du har behov for det.
Hvis en anden part involveret i virksomheden har behov for adgang til bilagene, er du med online adgang til bogholderiet, ikke begrænset geografisk.
Den online adgang til bogholderiet også i dette tilfælde en fordel, idet bilagene nemt kan sendes online, i stedet for den dyre og langsommelige proces ved at sende de fysiske bilag. Ved at undgå de mange ringbind fyldt med fysiske bilag, kan man nemt samarbejde med henholdsvis egne kollegaer, og eksterne bogholder og/eller revisor.
Online adgang til bogholderiet foregår i mindre virksomheder oftest på et cloudbaseret regnskabssystem, hvor adgangen til
Automatiseret digitalt bogholderi
Der er mange fordele ved at omlægge til et digitalt bogholderi.
Flere opgaver såsom ledelsesrapportering, budget og budgetopfølgning, har tidligere været kendt for at være tidskrævende og forbundet med betydelige fejl.
Men ved at bruge de digitale regnskabssystemer, kan du undgå disse fejl, og få mulighed for let og hurtigt få adgang til automatiseret budget og rapportering. De nye digitale regnskabssystemer gør det altså muligt, at du på få minutter kan udtrække månedsrapporteringer, tal og grafer baseret direkte på regnskabssystemets data.
Optimeret bogholderi
Optimeret bogholderi
Ved at optimere arbejdsgange i bogholderi og administration, bliver både bogholderiet og forretningen optimeret.
For når du vælger at have et digitalt bogholderi, får du en bedre forudsætning for optimal udnyttelse af virksomhedens omsætning.
Et optimeret bogholderi er ikke ensbetydende med, at du ikke selv kan bogføre. Hvis du selv ønsker at bogføre, kan du benytte dig af en sparringspartner, for at optimere dit bogholderi.
Din kvalificerede sparringspartner kunne være en bogholder, revisor eller revisionsfirma, der kan hjælpe dig på vej med bogholderiet.
En sparringspartner kan give dig gode råd og forslag til, hvordan du bogfører og afstemmer korrekt.
Med et optimeret bogholderi får din virksomhed mulighed for at nå nye højder!
Sikkerhed ved digitalisering
Anvender din virksomheden en bogholder? Og er det kun ham/hende, der har adgang til bogholderiet?
Ulempen i dette tilfælde er så, at du kan risikere at der er ingen, der kan tage direkte over i tilfælde af sygdom eller lignende.
Til gengæld er det fordelen ved at digitalisere virksomhedens bogholderi. Det digitale bogholderi går nemlig ikke på ferie eller bliver syg.
Og ved at automatisere virksomhedens bogholderi mister du ikke muligheden for at disponering. Systemerne kræver stadig dine godkendelser til at kunne fungere – derfor har du altid fuld kontrol over bogholderiet.
