Når du ansætter medarbejdere i din virksomhed, har du pligt til at føre lønregnskab.
Men det er ikke alle der er klar over hvad lønadministration omfatter.
Og mange finder først ud af hvad lønadministration omfatter når det er for sent, og skattefar står og giver dig et gok i nøden, fordi du ikke har betalt skat af din arbejdskraft.
Derfor er der mange der med stor fordel vælger at få hjælp til lønadministrationen. Når man vælger at få hjælp til lønadministration, får man en sparringspartner med stor erfaring.
Denne hjælp kan løfte de tungere administrative opgaver fra virksomhedens skuldre, så virksomheden kan bruge tiden på at gøre det de er bedst til.
Lønadministration, feriepenge og skat.
Lønadministration er mere end bare at overføre løn. Man skal også være opmærksom på ting, som for eksempel ATP-bidrag, A-skat og feriepenge. Og hvordan hænger det lige sammen? Og skal man betale skat af feriepenge?
Med feriepenge optjener du af din samlede månedlige løn – helt præcist 12,5% af lønnen er det ekstra du måtte modtage i feriepenge. Vi har længere nede i teksten givet et eksempel på hvordan lønadministrationen vil foregå for en medarbejder, inklusivt alle indeholdende elementer.
Og svaret til spørgsmålet om man skal betale skat af feriepenge, er at det kommer an på om du er menig medarbejder eller er arbejdsgiver. Men overordnet så ja, der skal betales skat af feriepenge.
Den eneste forskel er, at man som lønmodtager ikke har noget at skulle have sagt, idet der allerede er betalt skat af feriepengene, inden man modtager dem. Dette skal man som arbejdsgiver sørge for at det bliver gjort.
Lønadministration og ATP.
Når man selv sidder med lønadministration, skal man være klar på at man skal indberette ATP-bidrag med A-sats. Denne A-sats er forskelligt alt efter hvordan medarbejderen er lønnet, og om hvor meget de er lønnet – og dermed vil lønadministrationen også forme sig derefter.
Når dette er på plads, deler man denne A-sats op i lønmodtagerens andel og arbejdsgiverens andel. Forholdet mellem lønmodtagers andel og arbejdsgiverens andel, er at arbejdsgiveren står for at indberette og betale 2/3 af den rette A-sats. Lønmodtageren står for den resterende 1/3 del, som automatisk bliver trukket fra deres løn.
Det kan være lettere at overskue hvilken ATP-bidrag med A-sats den ansatte tilhører, når tallene er sat op i et skema, som følgende:
Man skal dog være opmærksom på at der i enkelte tilfælde godt kan anvendes lavere sats – men dette er der helt særlige regler for.
På det private arbejdsmarked må man ikke anvende en lavere sats end hvad det sidste skema viser. Det er kun på det offentlige arbejdsmarked at man kan anvende lavere ATP-bidrag end A-sats, når en kollektiv overenskomst eller -aftale, almindelig bestemmelse af løn- og arbejdsforhold, er fastsat og godkendt af en minister, en kommunal myndighed, eller anden offentlig myndighed.
Dette er en regel med den betingelse at aftalen er fastsat og godkendt senest d. 31. december 1987 – eller fungerer som en fornyelse/forlængelse heraf.
Eksempel på lønadministration
For at gøre det mere forståeligt, har vi lavet et eksempel på hvordan lønadministrationen typisk vil se ud.
Eksempelvis har du ansat en medarbejder på timeløn. Timelønnen ligger på 180 kroner, som skal ganges op med medarbejderens 150 arbejdstimer.
Men inden du udbetaler lønnen, skal du først tilbageholde ATP, beregne AM-bidrag samt A-skat. ATP-bidraget er forskelligt alt efter hvordan medarbejderen er lønnet. Som arbejdsgiver skal du dele det samlede ATP-bidrag op i 3 dele:
1 del skal trækkes fra den ansattes løn, og de sidste 2 dele skal du som arbejdsgiver selv betale.
Eksempelvis er det samlede ATP-bidrag i alt 284 kroner om måneden.
Det vil sige at der skal trækkes 94,65 kroner om måneden fra den ansattes løn, og arbejdsgiveren skal selv betale de resterende 189,35 kroner om måneden.
Så er der den mere velkendte AM-bidrag, som svarer til 8%, der trækkes fra den ansattes løn.
Næstsidst har vi A-skat, som svarer til ca. 40%, som også trækkes fra den ansattes løn. Det resterende beløb er så det den ansatte skal have udbetalt som løn. En lønseddel for dette eksempel ville typisk indeholde følgende:
Men hvad med lønadministration af feriepenge? Et eksempel på en beregning af feriepenge kunne se således ud, når vi tager udgangspunkt i forrige eksempel, hvor månedslønnen er på 27.000 før skat:
Digital lønadministration
Man kan spare en hel del besvær ved selv at skulle stå for administrative opgaver, såsom lønadministration. Hvis du stadig sidder og nusser med lønadministration i Excel, så er det for alvor på tide, at gå over til digital lønadministration.
Det er der også en kæmpe fordel i, i forhold til hvis personen der sidder med lønadministrationen pludselig, bliver syg, eller værre – tager på ferie.
Flere vælger også med fordel at gå over til lønsystemer, der sparer en del tid og papir. Men en større fordel endnu, er hvis man fuldstændigt kan overdrage lønadministrationen til anden part.
På en måde kan man slippe for at bruge uendeligt meget tid og ressourcer, og i stedet investere det i ens forretning.
Beregn løn
Vi har lavet en nem guide til hvordan du beregner du løn, når du står for lønadministration. Guiden er inddelt i punkter der nemt viser dig, skridt for skridt, hvordan du beregner dine medarbejderes løn – uden fejl!
1. Vær klar på hvordan medarbejderen bliver aflønnet i forhold til ATP-bidrag med A-sats (timeløn, månedsløn, hvor høj løn).
2. Find ud af hvor mange timer den ansatte har arbejdet – træk evt. den 30 minutters pause fra, som den ansatte har ret til.
3. Har den nye medarbejder et fradrag (skattekort)? Og er personen med i en a-kasse, fagforening, tilskudsordning, eller lignende?
Hvis ja, så skal den enkelte forening gøres opmærksom på, at den nye medarbejder påbegynder en ansættelse hos jer.
4. Opstil en lønseddel, indeholdende:
5. Send lønsedlen direkte til medarbejderens e-boks, da lønsedlen indeholder personfølsomme data, og kan eksempelvis ikke sendes over mail.
Relaterede ydelser
