Alle erhvervsdrivene er forpligtet til at holde regnskab med forretningen. Det betyder, at alle transaktioner skal registreres, således at myndigheder har mulighed for at udøve kontrol med skattegrundlaget.
Endvidere danner bogføringen også grundlag for regnskabsaflæggelsen og indberetning af årsregnskab for regnskabspligtige selskaber.
I dag foretages bogføring i lagt de fleste virksomheder i et regnskabsprogram, der bidrager til at skabe effektivitet i bogholderiet og sikkerhed for bevaring af registreringer og dokumentation.
Endelig bidrager bogholderiet i praksis til at holde styr på forretningen, herunder økonomisk styring, styring af selskabets tilgodehavender fra salg og gæld i forbindelse med køb, moms og lønudbetaling.
Det skal der bogføres
Bogføring skal tilrettelægges, så alle transaktioner i forbindelse med køb og salg registreres løbende.
Langt de fleste virksomheder foretager salgsregistrering direkte i regnskabsprogrammet, som sker automatisk i forbindelse med fakturering.
Når virksomheden modtager leverandørfaktura for køb, skal disse samtidig registreres som køb og leverandørgæld. Det er dog meget almindeligt for mindre virksomheder, at registrering af omkostningsbilag først sker i forbindelse med betaling – og i mange tilfælde når bilag er samlet og sendt til revisor eller ekstern bogholder.
Endelig er der virksomheder der samler alle bilag og alene foretager bogføring i forbindelse med opgørelse af moms. Denne model er på kanten af bogføringsloven, som siger at bogføring skal foretages løbende – afhængig af virksomhedens art.
Hvad koster bogføring?
I takt med den teknologiske udvikling er prisen for bogføring faldende, og må forventes af fortsætte med at falde.
Det er dog vigtigt at skelne mellem at foretage bilagsregistrering og at foretage afstemning og kontrol.
Samtidig er der stor forskel på at bogføre en stor mængde af ensartede transaktioner og en håndtere en høj kompleksitet af transaktioner og bilag. Eksempel på kompleksitet kan være forskellige valutaer, behov for detaljeret projektopfølgning, igangværende arbejde mv.
Den samlede pris for bogføring af et bilag inklusive kontrol og afstemningsarbejder ligger typisk i niveauet 10 – 30 kr. Dette kan dog afvige meget, hvis omfanget af ensartede transaktioner er højt.
Skal jeg bruge en bogholder eller revisor?
Mange virksomheder har haft tradition for at have en ansat bogholder. Da de tekniske løsninger har gjort det muligt at nedbringe tidsforbruget og samtidig muligt at arbejde digitalt og dermed på distancen, er der flere og flere virksomheder der anvender en ekstern løsning.
Både bogholdere og revisorer kan varetage bogføring med digitale løsninger og dermed sidde på eget kontor med virksomhedens bogholderi.
Med en ekstern løsning er timeprisen ofte højere end med en ansat medarbejder. Omvendt betaler virksomheden kun for den tid der er nødvendig for at løse opgaven – og mange tilbyder også fast pris.
Samtidig er mange bogholdere og revisorer organiseret i et samarbejde, bureau eller revisionsvirksomhed. Det betyder, at den medarbejder, der varetager bogføring kan afløses i tilfælde af sygdom og ferie.
Endelig der det en fordel med et eksterne bureau eller revisionsfirma, at der er faglig back-up, hvis der opstår nye situationer eller spørgsmål.
